I- Điều kiện ủy thác xuất nhập khẩu được quy định chi tiết trong Điều 3 Nghị định số 69/2018/NĐ-CP.
"Thương nhân Việt Nam không là tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài được kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu và thực hiện các hoạt động khác có liên quan không phụ thuộc vào ngành, nghề đăng ký kinh doanh, trừ hàng hóa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu..."
II- Doanh nghiệp nào cần sử dụng dịch vụ ủy thác?
- Các cá nhân không có tư cách pháp nhân, nên không ký hợp đồng được với đối tác là doanh nghiệp nước ngoài. Khi đó, muốn nhập khẩu hàng thì có thể ký hợp đồng ủy thác cho công ty ủy thác xuất nhập khẩu để thực hiện việc nhập hàng.
- Các cửa hàng, hộ kinh doanh cần xuất khẩu nhập khẩu hàng hóa, nhưng không có kiến thức xuất nhập khẩu, hoặc không muốn trực tiếp giao dịch với nước ngoài, nhất là việc phải thương thảo bằng ngoại ngữ.
- Doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm về thương mại quốc tế để có thể tự thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa. Chẳng hạn với những doanh nghiệp mới thành lập, đội ngũ nhân sự chưa quen làm xuất nhập khẩu, hoặc không biết cách giao tiếp, đàm phán được với người bán hàng đầu nước ngoài. Khi đó, sử dụng qua đơn vị dịch vụ nhập khẩu có kinh nghiệm sẽ là một giải pháp khả thi và an toàn, ít nhất là cho những lô hàng đầu tiên.
- Công ty chưa đủ điều kiện xin giấy phép để được nhập khẩu trực tiếp một số mặt hàng nào đó (thuộc diện hàng nhập khẩu có điều kiện, chẳng hạn như rượu, một số loại thiết bị y tế, hóa chất Bảng 2 & Bảng 3). Khi đó bạn cần sử dụng qua đơn vị dịch vụ nhập khẩu có đủ giấy phép nhập khẩu với mặt hàng mà bạn muốn nhập.
- Doanh nghiệp nhập khẩu tiếp cận mặt hàng mới có rủi ro, nhưng chưa thấy yên tâm để tự làm, nên muốn sử dụng năng lực của đơn vị dịch vụ ủy thác để giảm thiểu rủi ro.
- Chủ hàng muốn chuyển rủi ro cho đơn vị dịch vụ ủy thác XNK bằng cách khoán trọn gói. Công ty dịch vụ được 1 khoản phí thỏa thuận, bao trọn gói cả vận chuyển, thủ tục thông quan, kiểm tra chuyên ngành (nếu có), thuế nhập khẩu & VAT, phụ phí, trucking về kho... Khoản phí dịch vụ đó thường cố định, đơn vị nhận ủy thác tự cân đối, và do đó lãi lỗ tự chịu. Trường hợp này thường gặp với các lô hàng vận chuyển đường biên, khi đó các đơn vị này có thể còn "lách luật" bằng cách khai báo giá trị hàng thấp đi để hưởng lợi.
- Muốn dùng đại lý của công ty giao nhận vận tải (Freight Forwarder) để kiểm tra thông tin cũng như uy tín của người bán hàng nước ngoài. Khi đó, việc Ủy thác cho công ty Forwarder nhập khẩu cũng là một giải pháp rất hợp lý.
III- Quy trình ủy thác nhập khẩu:
Dưới đây là các bước thực hiện khi bạn muốn hợp tác với qua công ty ủy thác xuất nhập khẩu.
- Kiểm tra xem hàng hóa có thuộc diện cấm nhập, hoặc tạm dừng nhập khẩu không. Nếu thuộc diện này, thì thôi khỏi phải mất công ủy quyền làm gì, hàng của bạn không được phép nhập khẩu vào Việt Nam. Và vì thế cũng không công ty dịch vụ XNK nào dám nhận ủy thác.
Hàng có thuộc diện phải xin giấy phép không? Nếu có, công ty ủy quyền hoặc nhận ủy quyền phải xin giấy phép này, chẳng hạn như mặt hàng rượu, thuốc lá, thiết bị y tế... Việc này nên thu xếp càng sớm càng tốt, đừng để hàng về đến cảng mới làm thì đã muộn. (Xem thêm về Giấy phép nhập khẩu).
- Nếu 2 bước trên đã xong, hàng hóa đủ điều kiện, bạn (hoặc công ty bạn) đàm phán ký kết hợp đồng ủy thác với công ty dịch vụ. Nội dung hợp đồng như tôi đã nêu ở trên, trong đó nêu rõ nghĩa vụ của các bên, cũng như chi phí liên quan.
- Công ty dịch vụ Ủy thác nhập khẩu tiến hành các bước đàm phán ký hợp đồng ngoại thương, hoặc hợp đồng ủy thác 3 bên, với người bán nước ngoài. Sau đó xúc tiến giao dịch và phối hợp và đồng thời cập nhật tình hình tiến độ cho bạn khi hàng hóa sẵn sàng, xếp lên phương tiện vận tải (tàu, máy bay), hàng về đến cảng Việt Nam...
- Bên Ủy thác thanh toán theo tiến độ các khoản tiền hàng, phí vận chuyển quốc tế (nếu có), phí dịch vụ ủy thác, các khoản phí khác... Bên dịch vụ chuyển tiền hàng cho người bán nước ngoài, trả chi phí với hãng tàu, cảng biển, và các bên liên quan trong quá trình nhập khẩu hàng về.
- Khi có bộ chứng từ hàng hóa và hàng về đến Việt Nam, bên nhận ủy thác làm thủ tục hải quan nhập khẩu theo như quy định hiện hành. Sau đó, bàn giao hàng hóa và chứng từ lô hàng cho bên thuê dịch vụ sau khi nhận đủ thanh toán. Đến đây coi như quy trình nhập khẩu ủy thác đã được hoàn tất.
P/s: Cần lưu ý với tờ khai nhập ủy thác: trên tờ khai hải quan, người nhận ủy thác sẽ đứng tên "Người ủy thác nhập khẩu", ở phía dưới tên của "Người nhập khẩu" thực sự (cũng tương tự với trường hợp người ủy thác xuất khẩu trên tờ khai hải quan).
